Toimintaohjeiden tarkoituksena on antaa tarkempia ohjeita niistä tavoista, joilla yhdistyksen asioita tulisi hoitaa. Ne sisältävät toisaalta toiminnan suuntaa ja henkeä ohjaavia toimintaperiaatteita sekä toisaalta määräyksiä asioiden hoitamiseksi mahdollisimman tehokkaasti.

Toimintaohjeista voidaan poiketa yhdistyksen kokouksen enemmistön päätöksillä. Toimintaohjeiden 1-18 kohdissa käytetään sääntöjen jäsentelyä ja numerointia ja ne ovat sääntöjä täydentäviä.

1. YHDISTYKSEN NIMI JA TOIMINTA-ALUE

Kamarin virallinen nimi on Vantaan nuorkauppakamari ry. Ruotsinkielisenä nimenä kamari käyttää nimeä Vanda juniorhandelskammare rf. Englanninkielisenä nimenä käytetään Junior Chamber Internationalin suositusta Junior Chamber Vantaa.

Kamarin toiminta-alueena on Vantaan talousalue. Jäseniksi pyritään ensisijaisesti saamaan henkilöitä, joiden asuinpaikka tai työpaikka on Vantaalla tai sen välittömässä läheisyydessä.

2. TARKOITUS

Vantaan nuorkauppakamari on alle 40-vuotiaiden kansainvälinen kouluttautumis- ja kontaktiverkosto, joka vaikuttaa aktiivisesti Vantaan alueella edistäen taloudellista, sosiaalista ja henkistä kehitystä.

Vantaan nuorkauppakamari ry on puoluepoliittisesti sitoutumaton yhdistys, Suomen Nuorkauppakamarit ry:n jäsen ja osa kansainvälistä Junior Chamber International -järjestöä.

3. TOIMINTA

Yhdistyksen perustoimintamuotoja ovat kuukausitapahtumat, koulutustilaisuudet ja erilaiset projektit sekä osallistuminen alueen muiden kamarien tapahtumiin sekä alueeelisiin, kansallisiin ja kansainvälisiin kokouksiin.

Yhdistys julkaisee toiminnastaan jäsentiedotetta Pelin Henkeä, joka jaetaan kaikille yhdistyksen jäsenille, koejäsenille, kunniajäsenille ja senaattoreille. Mahdollisuuksien mukaan tiedote tai sen erikoisnumero jaetaan myös keskusliiton jäsenille, alue 5:n muille puheenjohtajille, tiedottajille, aluejohdolle sekä muiden alueiden puheenjohtajille. Jäsentiedotteen lisäksi tai sen sijaan kamari voi julkaista myös pikatiedotetta, Pelin Henkäystä.

4. JÄSENET

Jäseneksi haluavan on jätettävä kirjallinen jäsenhakemus kamarin hallitukselle, joka hyväksyy koejäsenyyden. Koejäsenet hyväksytään kamarin varsinaisiksi jäseniksi yhdistyksen kokouksissa helmikuussa ja lokakuussa. Yhdistyksen hallitus esittää koejäsenten hyväksymistä varsinaiseksi jäseneksi kamarin yleiskokoukselle. Koejäsen hyväksytään jäseneksi, mikäli vähintään 2/3 läsnäolevista varsinaisista jäsenistä kannattaa jäsenyyttä. Mikäli äänestys on suljettu, on koejäsenen saatava vähintään 2/3 annetuista äänistä.

Koejäsenen on osallistuttava aktiivisesti kamarin kuukausitapahtumiin, yhteen nuorkauppakamarijärjestön aluekokoukseen, kansalliseen tai kansainväliseen kokoukseen sekä vähintään yhteen projektiin ennen kuin hänet voidaan hyväksyä varsinaiseksi jäseneksi.

Koejäsenehdokkaiden tulisi Keskusliiton suositusten mukaisesti olla 25-35-vuotiaita ja mielellään jo työelämän palveluksessa. Ikäsuositus ei koske siirtojäseniä.

Koejäsenen tulee maksaa yhdistyksen vuosikokouksen vahvistama koejäsenmaksu kahden kuukauden sisällä siitä, kun hänet on hyväksytty koejäseneksi.

Koejäsenellä on samat oikeudet ja velvollisuudet kuin varsinaisella jäsenellä, paitsi ettei hänellä ole äänioikeutta eikä hänen tarvitse maksaa varsinaista jäsenmaksua sinä vuonna, jolloin hänet on hyväksytty koejäseneksi. Kamarin hallitus nimeää jokaiselle koejäsenelle kummin.

Muista kamareista siirtyvät jäsenet hyväksyy kamarin hallitus. Siirtojäsenen on toimitettava hallitukselle aiemman kamarinsa hallituksen pöytäkirjaote, josta ilmenee hänen siirtosuosituksensa, sekä kantakortti.

Hylätyksi tulleilla koe- tai siirtojäsenille tiedotetaan asiasta kirjallisesti kertoen myös perustelut hylkäämiselle.

Varsinaisen jäsenen on maksettava yhdistyksen vuosikokouksen päättämä jäsenmaksu maaliskuun loppuun mennessä, muuten hänen jäsenedut lakkaavat siihen saakka kunnes jäsenmaksu on maksettu.

Jäsenten on ilmoitettava yhteystietojensa muutoksista viipymättä sihteerille, joka pitää yllä jäsenrekisteriä ja tiedottaa muutoksista edelleen Keskusliiton toimistoon.

Jäsenen on osallistuttava aktiivisesti kamarin toimintaan säilyttääkseen jäsenkelpoisuutensa.

Yhdistyksen kokous voi hallituksen esityksestä nimetä yhdistyksen kunniajäseneksi henkilön, joka on yli 40-vuotias, joka ei ole saanut senaattorin arvoa ja joka on erityisellä panoksella vaikuttanut yhdistyksen toiminnan positiiviseen kehitykseen.

Kunniajäsenet ja senaattorit voivat osallistua kamarin tapahtumiin. He voivat käyttää tapahtumissa puhe- mutteivät äänivaltaa. Heidät voidaan valita kokouksissa ääntenlaskijoiksi tai kamarin projektiryhmien jäseniksi. Kunniajäsenet ja senaattorit eivät maksa yhdistyksen jäsenmaksua, mutta maksavat päätetyt osallistumismaksut osallistuessaan kamarin juhliin ja muihin maksullisiin tapahtumiin.

Kamariin siirtyvä siirtojäsenen ei maksa jäsenmaksuaan siirtymisvuotenaan, mikäli hän on jo maksanut jäsenmaksun aiempaan kamariinsa. Mikäli jäsenmaksuvapautus on annettu aiemmasta kamarista, jäsenmaksu peritään normaalisti.

Yhdistyksen kannatusjäsen voi olla yritys, yhteisö tai juridinen henkilö. Kannatusjäsenyys on voimassa kalenterivuoden loppuun liittymishetkestä. Kannatusjäsenen tulee maksaa yhdistykselle vähintään vuosikokouksen kulloinkin päättämä kannatusmaksu. Kannatusjäsenelle postitetaan yhdistyksen yhteystiedot ja kannatusjäsen-kunniakirja.

5. JÄSENEN EROAMINEN

Jäsen voi erota kamarin jäsenyydestä kirjallisella eroilmoituksella, joka astuu voimaan heti hallituksen käsiteltyä sen. Ero ei kuitenkaan vapauta häntä kuluvan vuoden jäsenmaksusta.

Paikkakunnalta poismuuttava jäsen voi pyytää kamarin hallitukselta siirtojäsensuositusta, jos hän on maksanut jäsenmaksunsa ja hoitanut muut mahdolliset velvoitteet kamaria kohtaan.

Mikäli kamarin jäsen ei ole osallistunut toimintavuonna mihinkään nuorkauppakamari-tapahtumaan, -toimintaan tai on laiminlyönyt jäsenmaksunsa, yhdistyksen hallitus voi erottaa hänet yhdistyksen jäsenyydestä. Erotetulle jäsenelle tiedotetaan asiasta henkilökohtaisesti kirjeellä, jossa esitetään perustelut erottamiselle.

Toisaalta hallitus voi jäsenen perustellusta anomuksesta vapauttaa hänet yhdistyksen toiminnasta yhteensä enintään yhdeksi vuodeksi. Kamarin jäsenen ei tarvitse maksaa tällöin jäsenmaksua, jos eroaika kestää kalenterivuoden aikana vähintään 10 kuukautta.

6. YHDISTYKSEN KUUKAUSITAPAHTUMAT

Yhdistyksen virallisten kokousten, vaali- ja vuosikokousten, lisäksi hallitus kutsuu yhdistyksen jäsenet kuukausitapahtumiin kerran kuukaudessa, ei kuitenkaan kesä-, heinä- ja elokuussa. Kuukausitapahtuma järjestetään jokaisen kuukauden toisena maanantaina.

Kutsu tapahtumaan lähetetään jäsenille vähintään viikkoa ennen.

7. VAALIKOKOUS

Yleisenä periaatteena on, ettei hallituksen jäsenille ja tilintarkastajille makseta palkkioita eikä myöskään korvauksia menetetystä ajasta. Sen sijaan suoranaisten kulujen korvaamisesta päättää hallitus tai projektiryhmä siinä tapaukessa, että kulut ovat syntyneet tietyn projektin hoitamisesta. Projektin suoranaisia kuluja ei makseta, mikäli projekti ei tuota voittoa vähintään näiden kulujen verran.

Vaalikokouksen ääntenlaskijoiksi valitaan ensisijaisesti kamarin kunniajäseniä ja senaattoreita. Pöytäkirjan tarkastajien on oltava kamarin varsinaisia jäseniä.

Kamarin hallituksen puheenjohtajaehdokkailla on viisi ja muilla ehdokkailla on kolme minuuttia aikaa esitellä omia tavoitteitaan niin halutessaan. Ehdokaan puheenvuoron ajaksi kilpailevat ehdokkaat poistuvat.

Jokaisella paikalla olevalla jäsenelle on yksi ääni. Vain henkilökohtaisesti läsnä olevat jäsenet voivat äänestää. Mikäli jäsenmaksu on maksamatta, äänioikeutta ei ole. Mikäli koejäsenet valitaan kamarin jäseniksi kokouksen aikana, heillä on äänivalta välittömästi kyseisen valintapykälän jälkeen.

Kutakin hallituksen jäsenen virkaa varten suoritetaan oma äänestys. Tullakseen valituksi ehdokkaan tulee saada yli puolet annetuista äänistä. Mikäli kaksi ehdokasta saa saman äänimäärän, ratkaisee arpa.

Mikäli vaali ei ratkea ensimmäisellä kierroksella, pienimmän äänimäärän saanut ehdokas putoaa pois ja jäljelle jääneiden kesken suoritetaan uusi äänestys. Menettely uusitaan kunnes vaali on ratkennut.

Äänestyksen tulos ilmoitetaan välittömästi. Äänestystulosta ei ilmoiteta ja vaaliliput hävitetään kokouksen päätteeksi.

8. VUOSIKOKOUS

Vuosikokouksen puheenjohtajaksi ei valita edellisen vuoden hallituksen jäsentä jääviysongelmien takia. Senaattori tai kunniajäsen voidaan valita kokouksen puheenjohtajaksi.

Hallituksen on esiteltävä vuosikokoukselle talousarvioehdotuksensa. Talousarvio-ehdotuksessa on esiteltävä yhdistyksen tulot ja menot bruttoperiaatteen mukaisesti. Hallitus seuraa talousarvion toteutumista vähintään puolivuosittain.

9. YLIMÄÄRÄINEN KOKOUS

Hallitus päättää ylimääräisen kokouksen ajankohdan. Kuitenkin, milloin kokous kutsutaan koolle jäsenten vaatimuksesta, kokous on pidettävä kuukauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

Kirjallinen kokouskutsu ylimääräiseen kokoukseen on toimitettava jäsenille viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltäviksi tulevat asiat.

10. KOKOUSMENETTELY

Suljetussa äänestyksessä äänten mennessä tasan ratkaisee arpa, avoimessa äänestyksessä kokouksen puheenjohtajan kanta.

Kokouksen sihteeri pitää virallisten kokouksen päätöksistä päätöspöytäkirjaa. On suositeltavaa, että kuukausitapahtumista tehdään vähintään raportti yhdistyksen hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa käytetään soveltuvin osin Robert«s Rules of Order -kokoustekniikkaa. Kokous päättää noudatettavasta kokous- ja äänestystavasta.

11. HALLITUS

Hallitus kutsuu virkailijaksi kamarin jäsenen, joka toimii keskusliitossa tai alueellisessa virassa tai johtaa merkittävää kamarin projektia.

Mikäli hallituksen jäsen selvästi laiminlyö hänelle kuuluvien tehtävien hoitamisen, tulee hallituksen välittömästi siirtää kyseiselle henkilölle kuuluvat tehtävät tilapäisesti toiselle henkilölle. Hallituksen jäsenen tehtäviä hoitamamaan nimetyllä henkilöllä, jota ei ole valittu hallituksen jäseneksi, on hallituksen kokouksessa puhevalta muttei äänioikeutta.

Hallituksen on ehdotettava lähinnä seuraavassa yleisessä kokouksessa uusi jäsen valittavaksi tehtävänsä laiminlyöneen hallituksen jäsenen tilalle. Näin menetellään myös silloin, jos hallituksen jäsen joutuu luopumaan tehtävästään.

Hallituksen kokoukseen voivat osallistua kaikki jäsenet, joille hallitus on myöntänyt läsnäolo- ja puheoikeuden.

Hallitus voi ottaa päätettäväkseen minkä tahansa yhdistystä koskevan asian, ellei sitä ole säännöissä tai toimintaohjeissa määrätty yleisen kokouksen päätettäväksi.

Hallituksella on oikeus vapauttaa nimittämänsä toimihenkilö kesken toimikauden ja nimittää tarvittaessa toinen toimihenkilö hänen tilalleen. Samoin hallitus voi nimetä tarvittaessa toimihenkilölle sijainen, jos toimihenkilö on tilapäisesti estynyt hoitamaan tehtäväänsä.

13. PUHEENJOHTAJA JA EDELLISEN VUODEN PUHEENJOHTAJA

Hallituksen työskentelyä ja kamaria johtaa kamarin puheenjohtaja. Hallituksen puheenjohtajan tehtäviä ovat säännöissä mainittujen tehtävien lisäksi mm.:

kamarin edustaminen alueella, kansallisesti ja kansainvälisesti
Suomen Nuorkauppakamarit ry:n virallisissa kokouksissa kamarin edustajana toimiminen
hallituksen työskentelyn johtaminen
laskujen hyväksyminen
osallistuminen alueen puheenjohtajakokouksiin
suhteet yhteistyökumppaneihin
senaattori- ja palkintohakemukset
toimintasuunnitelmaehdotuksen laatiminen edellisen vuoden puheenjohtajan, varapuheenjohtajien ja hallituksen virkailijoiden valmisteleman aiheiston pohjalta
talousarvioehdotus yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa
toimintakertomusehdotus edellisen vuoden puheenjohtajan, varapuheenjohtajien ja hallituksen virkailijoiden valmisteleman materiaalin pohjalta
tilinpäätöksen valmistelu yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa
huolentia toimintaohjeiden jatkuvasta kehittämisestä
Edellisen vuoden puheenjohtajan tehtäviä ovat säännöissä mainittujen tehtävien lisäksi mm.:

koejäsen- ja jäsenpolitiikka
kummitoiminnan järjestäminen
koejäsenten etsiminen
koejäsenkoulutus
hallituksen neuvonantajana toimiminen
kamariperinteen vaaliminen
14. MAHDOLLISUUSALUEET, MUUT HALLITUKSEN JÄSENET, VIRKAILIJAT JA PROJEKTIPÄÄLLIKÖT

Kamaritoiminta jakaantuu viiteen mahdollisuusalueeseen: yhdistys (LOM), yksilö (IND), kansainvälisyys (INT), yhteiskunta (COM) sekä liikesuhteet (BUS). Näiden ns. lohkojen toiminnassa noudatetaan kamarin strategiaohjelman tavoitteita.

Kamarin vaalikokous valitsee sääntöjen mukaan vähintään kolme varapuheenjohtajaa sekä tarvittavan määrän muita hallituksen jäseniä. Seuraavassa on esitelty hallituksen jäsenten ja virkailijoiden eri mahdollisuusalueisiin kuuluvia keskeisiä tehtäviä, jotka auttavat uutta hallitusta toiminnassa.

Kansainvälinen toiminta -mahdollisuusalueelle kuuluvia tehtäviä ovat mm.:

kansainvälisten kokousten markkinointi sekä ryhmänjohtajana toimiminen
kansainväliset teemat kamarissa
Global JC-Friendship-projektin vetäminen
kansainvälisten vieraiden vastaanottaminen
JCI-tiedon välittäminen kamarilaisille
Yksilötoiminta-mahdollisuusalueelle kuuluvia tehtäviä ovat mm.:

kamarin koulutustapahtumien järjestäminen
alueen koulutustapahtumista tiedottaminen
kansallisten ja kansainvälisten JC-koulutustapahtumien markkinointi
kamarin koulutustiedon arkistointi
Learning Institute Finlandin toiminnan koordinointi kamarissa
Yhteiskunta- ja liikesuhdetoiminta -mahdollisuusalueiden tehtäviä ovat mm.:

sidosryhmäkartoituksen tekeminen
yhteistyökumppanien ja sidosryhmien yhteistyön koordinointi
kamarin ulkoinen tiedotus yhteistyökumppaneille ja sidosryhmille
pääteeman toteutuksen koordinointi
kansallisten ja kansainvälisten nuorkauppakamarijärjestön projektien toteutusten koordinointi
yhteistoiminnan koordinointi Vantaan uusyrityskeskuksen kanssa
Yhdistystoiminta-mahdollisuusalueen tehtäviä ovat mm.:

kuukausitapahtumien järjestäminen
kamarin perinteisten juhlien, ainakin osan seuraavista eli Kynttilänpäivän, Nurmikauden avajaisten, Vappuheilan vaihtajaisten, Elopurjehduksen ja Pitkän Lounaan koordinointi
sääntömääräisten kokousten järjestäminen
aluetapahtumien, aluekokousten ja kansallisten kokousten markkinointi
Leirien Leiri -tapahtuman markkinointi
Kamarin markkinointiin ja tiedottamiseen liittyviä tehtäviä ovat mm.:

kamarin tiedotteiden tai pikatiedotteen Pelin Hengen ja Pelin Henkäyksen toimittaminen
kamaritapahtumien tiedotus ja markkinointi alueelle
kamaritapahtumien tiedotus ja markkinointi muille kamareille
kamarin markkinointi ja tiedottaminen yleensä vantaalaisiin tiedotusvälineisiin, JC-Uutisiin ja aluelehteen
kamarin tietoverkkohankkeiden edistäminen
Hallituksen nimeämien toimihenkilöiden tehtäviä ovat:

Sihteerin tehtäviä ovat mm.:

kamarin pöytäkirjojen ja kuukausitapahtumaraporttien laatiminen
JC-merkkitilaukset, viirit ja palkintojen kaiverrukset
JC-tuotteiden myynti
hallituksen kokouskutsut
postilokeroon tulevan postin jakaminen edelleen
kamarin osoitteiston päivittäminen ja ylläpito sekä tiedottaminen keskusliittoon
muutosilmoitukset yhdistysrekisteriin
kamarin historian taltiointi
valtakirjan tai tarvittavan pöytäkirjaotteen toimittaminen puheenjohtajalle kansallista kokousta varten
kamarin historian taltiointi
ylläpitää sääntöjä ja toimintaohjeita
Rahastonhoitajan tehtäviä ovat mm.:

talousarvioehdotuksen kokoaminen puheenjohtajan kanssa
laskujen maksaminen
kirjanpito ja tilinpäätös, jonka perustyö annetaan mahdollisuuksien mukaan kirjanpitotoimistolle
talouden seuranta ja raportointi hallitukselle
välitilinpäätös
tilien arkistointi
tilinkäyttöoikeuksien ilmoittaminen pankkiin
jäsenmaksujen perintä ja seuranta
Projektipäällikön tehtäviä ovat mm.:

projektisuunnitelman tekeminen hallitukselle
projektiryhmän kokoaminen
projektin läpivienti hallituksen ohjeita sekä projekti- ja matkustusohjesääntöjä noudattaen
projektin laskujen hyväksyminen ja talouden seuranta
loppuraportin laatiminen hallitukselle viimeistään kuukauden kuluttua projektin päättymisestä
Hallitus päättää näiden tehtävien hoidosta ja vastuuhenkilöistä. Perinteisiä lohkorajoja - LOM, IND, COM, INT ja BUS - voidaan rikkoa, jos kamarin tehokas toiminta sitä vaatii.

15. LASKUJEN MAKSAMINEN JA NIMEN KIRJOITTAMINEN

Yhdistyksen tositteet hyväksyy nimikirjoituksellaan puheenjohtaja, puheenjohtajan estyessä kaksi hallituksen jäsentä yhdessä, tai tietyn projektin ollessa kyseessä kyseisen projektin projektipäällikkö, mikä hallitus on hänelle tämän oikeuden myöntänyt.

Hyväksytyt ja allekirjoituksella vahvistetut laskut toimitetaan rahastonhoitajalle maksettavaksi.

Kamarin saapuneet laskut maksetaan puheenjohtajan määräämässä järjestyksessä kuitenkin niin, että ensin maksetaan kamarin ulkopuoliset laskut, sitten jäsenten laskut ja tämän jälkeen hallituksen jäsenten laksut.

Laskujen maksamisen periaatteissa noudatetaan kamarin projektiohjesääntöä ja matkustus-ohjesääntöä.

16. TOIMINTA- JA TILIKERTOMUKSET

Yhdistyksen toimintaa on hoidettava vahvistetun toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä projekti- ja matkustusohjesääntöjen mukaisesti. Hallituksen on hyväksyttävä talousarvioon merkittyjen menojen ylitykset.

Yhdistyksen varainhoidon johto ja valvonta kuuluu hallitukselle. Yhdistyksen toiminnassa, varojen hoidossa ja tilinpidossa on noudatettava yhdistyksen, kirjanpitolain ja -asetuksen, yhdistyksen sääntöjen ja toimintaohjeiden sekä yhdistyksen kokousten päätösten ja ohjeiden lisäksi huolellisuutta, hyvien tapojen ja terveen talonpoikaisjärjen mukaista menettelyä.

Hallitus voi osoittaa erikseen nimetyn projektin tuotosta, sen jälkeen, kun kaikki siihen kohdistuneet kulut on vähennetty, ennalta määrätyn osan kuitenkin enintään puolet käytettäväksi projektiin osallistuneiden oman kamarin jäsenten kesken oman tai toisen nuorkauppakamarin järjestämään koulutus- tai kokoustapahtumaan. Tämä rahamäärä on käytettävä jäsenyysaikana.

Hallitus päättää pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä niiden käyttöoikeuksista. Kamarin projekteja varten voidaan perustaa erityisiä projektitilejä, jotka ovat nollasaldoisia projektia aloittettaessa. Projektin jälkeen rahat siirrettään kamarin päätilille ja turha tili lopetetaan. Projekteja toteutettaessa tulee välttää turhien maksujen kierrättämistä kamarin kautta. Tällaisia ovat esimerkiksi omakustanteiset ulkopuolisten järjestämät kurssit, jolloin kurssimaksu voidaan maksaa suoraan järjestäjälle.

Yhdistys hoitaa kaikki laskut pankkitilien välityksellä. Ainoastaan myyjäisissä ja yleisötapahtumissa tai vastaavissa tapauksissa voidaan käyttää käteistä rahaa, joka siirretään välittömästi tapahtuman jälkeen kamarin tilille. Tilitykset allekirjoittaa aina kaksi jäsentä.

Kamarilaisen on laskutettava hallituksen päätöksellä korvauksiin oikeutetut kulut sitä varten tehdyllä lomakkeella viimeistään kolme kuukautta niiden syntymisen jälkeen. Maksun peruste on yleensä tietty hallituksen tai virallisen kokouksen tekemä päätös, johon maksuperusteessa viitataan. Tositteet on pyrittävä ottamaan kamarin nimissä ja niihin on tarvittaessa lisättävä riittävät selitykset siitä, miten ne liittyvät kamarin toimintaan. Kamarin jäsen käyttää kuluja kamarilta laskutettaessaan kulu- ja matkalaskulomaketta.

Jäsenmaksutulot on mahdollisuuksien mukaan perittävä tätä tarkoitusta varten painetuilla pankkisiirtolomakkeilla. Rahastonhoitajan laatima jäsenmaksutietoja koskeva jäsenluettelo on säilytettävä kirjanpidon tilinpäätösliitteiden yhteydessä.

Meno- ja tulotositteisiin on kirjoitettava selvästi päivämäärät, tositenumero ja tiliöintitieto tilikartan mukaisesti.

Rahastonhoitajan on esitettävä hallitukselle tilinpäätösesityksensä viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilinpäätöksen laatii edellisen vuoden rahastonhoitaja. Tilinpäätös on laadittava kirjanpitolain- ja asetuksen mukaisesti. Toimivaltaisen hallituksen on allekirjoitettava se ennen tilintarkastajille luovuttamista. Tilinpäätöserittelyt on laadittava yksityiskohtaisesti tilinpäätöserittäin ja rahastonhoitajan tai erittelyiden laatijan on ne allekirjoitettava. Erittelyihin liitetään myös rahalaitoksen ja postin todistus tilien käyttöön ja arvopostin kuittaamiseen oikeutettujen henklöiden nimistä. Samoin erittelyistä tulee ilmetä, miten edellisten vuosien kirjanpitomateriaali on tilikauden aikana säilytetty.

Hallituksen tulee luovuttaa tilintarkastajille vähintään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta allekirjoitetun tilinpäätösmateriaali, talousarvio, toimintakertomus, tositeaineisto sekä kokousten pöytäkirjat, sopimukset, edellisen vuoden tilinpäätös erittelyineen, tilintarkastuskertomus ja tilintarkastusmuistion pöytäkirja sekä muu tilintarkastajien vaatima yhdistyksen aineisto.

Hallituksen on huolehdittava siitä, että kamarin kirjanpitoa hoidetaan kirjanpitolain ja -asetuksen säännösten sekä tämän toimintaohjeen mukaisesti. Hallitus vahvistaa kirjanpidossa ja talousarvion laadinnassa noudatetaan tilijärjestelmän ja tilikirjat. Yhdistyksen kirjanpito on järjestettävä ja pidettävä siten, että varojen käytöstä päätettäessä ao tilikauden menot ja tulot sekä päätösajankohdan taloudellinen tila on riittävän tarkasti selvillä.

Tilikauden aikana tilitapahtumat voidaan kirjata maksuperiaatteen mukaan. Tilinpäätöstä laadittaessa sekä välitilinpäätöksessä kirjaukset tulisi tehdä suoritusperusteiseksi siten, että velkojen ja saatavien lisäksi muut velvoitteet ja sitoumukset käyvät ilmi tilinpäätöksestä.

Tilintarkastajien tulee tarkastaa yhdistyksen kirjanpito, tilinpäätös ja hallinto hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa.

Tilintarkastajien on tarkastuksessaan pyrittävä todentamaan seuraavat asiat:

onko tilinavaus oikein vahvistetun tilinpäätöksen mukainen
ovatko tositteet yhdistyksen toiminnasta johtuvia ja alkuperäisinä hyväksyttyjä
onko tilitapahtumat oikein kirjattu tiliöintien mukaisesti
onko tilinpäätös oikein johdettu kirjanpidosta ja onko se hyvän kirjanpitotavan mukainen
ovatko rahavarat pankkien vahvistusten mukaisia
miten tilinpäätös on toteutunut talousarvion mukaan
vastaavatko velat ja saatavat mahdollisia vahvistuksia, onko ne peritty tai suoritettu seuraavalla tilikaudella tilinpäätöserittelyiden mukaisina (tarkistuksessa tarvitaan aina uudet tositteet)
onko taloutta ja hallintoa hoidettu tämän toimintaohjeen mukaisesti
antaako toimintakertomus riittävät ja oikeat tiedot edellisen toimintavuoden toiminnasta
onko yhdistyksen kokousten päätöksiä noudatettu
voidaanko tilinpäätös vahvistaa sekä
voidaanko puoltaa vastuuvapautta vastuuvelvollisille
Tilintarkastajien on tehtävä tilinpäätöksiin merkintä, onko tilinpäätös laadittu hyvän kirjanpitotavan mukaisesti.

Tilintarkastajien tulee laatia kirjallinen tilintarkastuskertomus, jossa heidän on annettava lausuntonsa vähintään seuraavista asioista:

onko tilinpäätös laadittu voivassa olevien säännösten mukaisesti
voidaanko tilinpäätös vahvistaa
voidaanko vastuuvelvollisille myöntää vastuuvapaus toimintavuodesta ja
voidaanko tilikauden voitto käyttää tai tappio kattaa hallituksen esityksen mukaisesti
17. SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN

Muutosehdotuksia hallitukselle ovat oikeutettuja tekemään kaikki yhdistyksen varsinaiset jäsenet. Hallituksen on esitettävä ehdotus lausuntoinen yhdistyksen kokouksessa käsiteltäväksi kolmen kuukauden kuluessa ehdotuksen tekemisestä.

18. YHDISTYKSEN PURKAMINEN

Mikäli yhdistys erotetaan keskusliitosta se puretaan sääntöjen mukaisessa järjestyksessä.

19. YHDISTYKSEN VIIRI

Yhdistyksen viiri voidaan luovuttaa hallituksen päätöksellä

puheenjohtajalle ansioituneen toimikauden päätyttyä;
ansioituneelle 40-vuotiaalle eroavalle jäsenelle;
ansioituneelle paikkakunnalta pois muuttavalle toiseen kamariin siirtyvälle jäsenelle;
kotimaiselle- tai ulkomaiselle kamarille merkkitapahtuman, vierailun tai yhteistyön johdotasta
henkilölle tai yhteisölle, joka on toiminut Vantaan kaupungin asukkaiden tai sen alueella toimivien yhdistysten hyväksi tukien JC-toiminnan tarkoitusta tai tavoitteita tai
yhteistyökumppanille, joka on toiminut kamarin kanssa yhteistyössä useita vuosia edistäen nuorkauppakamaritoimintaa Suomessa tai kansainvälisesti.
20. TOIMINTAOHJEIDEN MUUTTAMINEN

Ehdotukset toimintaohjeiden muuttamiseksi on jätettävä kirjallisesti hallitukselle. Ehdotuksen ovat oikeutetut tekemään kaikki yhdistyksen varsinaiset jäsenet.

Hallituksen tulee käsitellä muutosehdotus kahden kuukauden kuluessa ehdotuksen tekemisestä. Muutosehdotus tulee hyväksytyksi, mikäli 2/3 hallituksen jäsenistä sitä kannattaa. Muutoksesta tulee tiedottaa jäsenille kuukauden kuluessa sen hyväksymisestä.

Hallitus huolehtii siitä, että toimintaohjeisiin ehdotetaan yhdistyksen toiminnan kehittämisen kannalta tarpeelliset lisäykset ja muutokset.

HALLITUKSEN PUOLESTA

JOUNI RÖKSÄ
Kamarin IPP vuonna 1996